تیم سازی و مراحل رشد

تیم سازی و مراحل رشد

یک تیم (مدل تاکمن)

یکی از مهمترین وظایف مدیر پروژه، توجه به بحث مدیریت منابع  انسانی و تیم سازی است. ویرایش پنجم استاندارد PMBOK تیم سازی را یکی از شایستگی های اصلی رفتاری یک مدیر پروژه دانسته و یکی از 4 فرایند حوزه دانش مدیریت منابع انسانی، مرتبط با تیم سازی و فرایند مدیریت تیم پروژه است. از طرفی استاندارد ICB نیز تیم سازی را به عنوان یکی از 46 شایستگی مورد نیاز یک مدیر سبد، طرح یا پروژه می داند.
یکی از مواردی که مدیر پروژه در این فرایند باید به آن توجه داشته باشد مراحل رشد یک تیم است. رشد یک تیم معمولاً از یک فرایند گام به گام تبعیت کرده و بیشتر تیمها کم و بیش این مراحل را طی می کنند. اجماع نظر میان نظریه پردازان مبنی بر اینکه فرآیند توسعه گروه در مسیر مشخصی رخ می¬دهد وجود دارد. از مشهورترین این مدل‌ها مدل 5 مرحله‌ای تاکمن است.

در سال 1965، تاکمن مدلی از مراحل توسعه و رفتار تیم ارائه داد. این مدل شامل چهار مرحله بود، که از تشکیل و شکل گیری تیم شروع می شد. و تا زمانیکه تیم به بالاترین مرحله بازدهی خود می رسید ادامه داشت. اما شایان ذکر است که تاکمن در 1970 این مدل را گسترش داد و یک مرحله دیگر به آن افزود. این مرحله، مرحله ای است که پروژه به اتمام رسیده است و اعضای تیم باید از هم جدا شوند. در ادامه به بررسی این 5 گام خواهیم پرداخت:

مرحله اول Forming یا شکل گیری

• تصور کنید که شما برای انجام یک پروژه انتخاب شده اید. شما و افراد دیگر تیم شناخت زیادی از یکدیگر ندارند. بی شک شما می خواهید با افراد تیم آشنا شود، می خواهید بدانید قرار است چه کاری انجام شود و چگونه، برای انجام کار نیاز است چه اطلاعاتی داشته باشید یا به دست آورید. بدون شک چون شما شناختی از افراد ندارد، رفتارتان بسیار مودبانه و شاید بتوان گفت محتاط تر خواهد بود. اختلاف نظرتان را درباره مسائل مختلف به ندرت بیان می کنید و می خواهید کسی را از دست خود آزارده نکنید و به کل تابع مدیر پروژه هستید. کارهای را اغلب به صورت انفرادی انجام می دهید. و شاید خیلی نکته های مثل نکات بالا را می توان شمرد که ویژگیهای این مرحله می باشند. این مرحله مسئله و دشواری خاصی ندارد و تیم ها به سرعت به مرحله بعدی که کاملا برعکس این مرحله می باشد منتقل می شوند. خصوصیات تیم در این مرحله به شرح زیر می باشد:

پنهان ماندن احساسات ،نقاط ضعف و اشتباهات
انجام وظیفه مطابق با معیارهای تعیین‌شده
عدم توجه چندان به ارزشها و نظرهای دیگران
فقدان ادراک مشترکی از آنچه باید انجام شود
افزایش دیوان‌سالاری و کاغذبازی
محدود شدن افراد به انجام کارهای مشخص
حاکمیت و فرماندهی مدیران

مرحله دوم Storming یا درگیری:

این مرحله بر خلاف مرحله قبل که جو مثبتی وجود داشت، مرحله جر و بحث، گفتکو و اختلاف نظر بین اعضای تیم می باشد. سخت ترین مرحله بین 5  مرحله، این مرحله می باشد و اگر تیم بتواند از این مرحله با موفقیت عبور کند، اعضاء می توانند امیدوار باشند که تیم به احتمال زیاد می تواند به مرحله چهارم نیز برسد. در غیر اینصورت تیم به احتمال زیاد از هم خواهد پاشید. خصوصیات تیم در این مرحله به شرح زیر می باشد:
مطرح شدن مقوله‌های شخصی و اختلاف‌برانگیز
گرایش به سمت فردگرایی
افزایش توجه نسبت به ارزشها، دیدگاهها و مشکلات سایر اعضای تیم
افزایش اختیار تیم، ولی هنوز نه به حدی که به طور یکپارچه و کارآمد عمل کند

مرحله سوم Norming یا انسجام

اگر تیم بتواند از طوفانی که در مرحله قبل او را تا حد نابودی تهدید می کرد، به سلامت عبور کند. می تواند در این مرحله روح و شخصیت خود را بدست آورد. به این صورت که اعضاء دیگر خود را به عنوان عضوی از تیم قبول می کنند. خواسته ها و نظرات شخصی خود را بالاتر از هدف تیم نمی دانند. قدرت نقدپذیری خود را بالا می بردند و البته نقدی که ارائه می شود از روی حسادت و غیر واقعی نیست. وظایف و نقش افراد به طور دقیق مشخص می شود و هر فرد برای رسیدن به هدف مشترک تیم تلاش می کند.
نکته قابل توجهی که در این مرحله وجود دارد و می تواند زنگ خطری برای آن باشد، برگشت به مرحله قبل در اثر تغییراتی که می تواند در تیم رخ بدهد هست. شاید تیم بارها بین این دو مرحله حرکت کند. ولی بعد از اینکه تیم به حدی از بلوغ و پختگی برسد می توان مطمئن بود که تعداد این تکرار خیلی کم شود و تیم بتواند به سرعت شکل واقعی خود را بیابد. خصوصیات تیم در این مرحله به شرح زیر می باشد:
افزایش اعتماد و اطمینان
افزایش تفاهم و درک متقابل نسبت به وجود اختلافات
مشخص‌تر شدن اهداف و مقاصد
جمع‌آوری منظم اطلاعات و تهیه طرحهای کاری

مرحله چهارم Performing یا بهره وری

این مرحله، مرحله ای است که تیم به بالاترین میزان کارائی و بازدهی خود می رسد. تیم برای حرکت خود به سمت هدف دارای استراتژی مشخص شده است. افراد دارای مسئولیت پذیری بالایی هستند و برای انجام کارها نیازی به مداخله  مستقیم مدیریت ندارند. تصمیم ها به صورت جمعی و در یک محیط کاملاً دوستانه و اکنده از احترام گرفته می شود. می توان خصوصیات مثبت دیگری را برای این مرحله شمرد. خصوصیات تیم در این مرحله به شرح زیر می باشد:
افزایش انعطاف‌پذیری
درک بهتر اهداف و انتظارات و وظایف
به‌کارگیری انرژی همه افراد
افزایش اثربخشی کار گروهی
حل و رفع اختلافات و تضادها

مرحله پنجم Adjourning یا بهره وری

در این مرحله کارهای پروژه به اتمام رسیده و گروه آماده می‌شود که پایان موجودیت خود را اعلام کند. در این مرحله کارهای زیر باید انجام شود:
تحقق هدف های تیم
ارزیابی عملکرد تیم و اعضاء آن
ثبت و انتقال درس آموخته های پروژه و تیم
توجه اصلی معطوف به تحویل صحیح نتایج نهایی به مرجع مافوق

نکات پایانی

این 5 مرحله معمولاً به ترتیب اتفاق می افتند.
ماندن یک تیم در یکی از مراحل اولیه غیر معمول نیست.
تیم های کاری که سابقه همکاری با یکدیگر را در پروژه های دیگر داشته اند،  می توانند مراحل اولیه را تجربه نکنند و یا با سرعت بیشتری از آنها عبور کنند.
مدت زمان هر یک از مراحل کار تیمی، بستگی به پویایی تیم، اندازه تیم و رهبری تیم دارد
(فریدون فرداد)